Wenn es im Projektmanagement darum geht, den Überblick zu behalten und Aufgaben zu organisieren, findet oft eine ganz bestimmte Methode ihren Einsatz: Kanban. Ähnlich wie auch Scrum zählt Kanban zu den agilen Methoden des Projektmanagements. Die beiden Ansätze verwenden Projektteams zudem oft in Kombination. Mehr zu Scrum und den Anfängen des agilen Projektmanagements erklären wir hier in unserem Blogbeitrag zum Thema.
Bei der Kanban-Methode stehen vor allem die Visualisierung und der Überblick über die Aufgaben des Projekts im Fokus. Außerdem soll die Zusammenarbeit im Team optimiert werden und die Kommunikation steigen. Die Echtzeit-Informationen über den Stand der Arbeit sind hier nützlich.
Woher kommt die Methode und wie ist sie entstanden?
Der Ausdruck „Kanban“ kommt aus dem Japanischen und bedeutet „Signalkarte“. Diese Signalkarten, die auch als Post-its bekannt sind, werden vor allem bei physischen Kanban-Boards verwendet. Doch nicht nur der Name, sondern der gesamte Ansatz hinter Kanban stammt aus Japan. Der Automobilhersteller Toyota entwickelte diese Methode in den 1940er Jahren, und begründete somit die Just-in-time Produktion. Das Ziel war die Optimierung des Produktionsflusses und die Vermeidung von Engpässen oder Rückstaus. Der Pull-Mechanismus stellt das sicher. Dabei holt sich derjenige, der gerade Arbeit braucht, eine Aufgabe und wartet nicht auf Zuweisung. Anfang der 2000er begannen Unternehmen wie Microsoft damit, diese Methode auch in der Software-Entwicklung einzusetzen.
Wie funktioniert Kanban nun genau?
Grundlage der Kanban-Methode ist immer ein Kanban-Board. Dieses hat im Normalfall drei Spalten, die Anzahl ist aber auch flexibel an das Projekt anpassbar. Die linke Spalte ist der Backlog, in dem alle Aufgaben in kleine Schritte aufgeteilt auf Post-its gesammelt werden. Oft heißt diese Spalte auch einfach „To Do“. In der Mitte des Boards befinden sich alle Aufgaben, die gerade in Bearbeitung sind. Der Name der Spalte ist somit „Work in Progress“, „Doing“ oder „In Arbeit“. Auf der rechten Seite landen die Post-its mit den abgeschlossenen Aufgaben. Sie erhalten also den Status „Done“ oder „Erledigt“. Optional hinzufügbare Spalten sind beispielsweise für Review- oder Testphasen.
Ein wichtiger Punkt ist auch, dass die Spalte „Work in Progress“ über eine Begrenzung verfügt. Die festgelegte Höchstzahl an Aufgaben in dieser Spalte darf das Team nicht überschreiten. So gewährleistet die Methode einen gleichmäßigen Workflow und vermeidet Phasen mit zu großer oder sehr geringer Auslastung. Neue Aufgaben aus dem Backlog ziehen das Team oder einzelne Mitglieder erst, wenn die aktuellen Post-its von „In Arbeit“ zu „Erledigt“ verschoben wurden.
Natürlich gibt es mittlerweile auch viele Möglichkeiten, ein Kanban-Board digital abzubilden. Dafür existiert speziell darauf ausgelegte Software wie beispielsweise Jira, Trello oder Asana. Oft finden sich aber auch Integrationen in anderen Systemen, wie die Planner-Funktion bei Micosoft Teams, die diese Option bieten.
Kanban im Vergleich mit der klassischen To-Do-Liste
Nun fragt sich vielleicht der ein oder andere: Wenn es nur darum geht, alle Aufgaben aufzulisten und irgendwann als erledigt zu markieren, wieso verwendet man dann nicht einfach eine To-Do Liste? Das liegt daran, dass Kanban im Vergleich zur klassischen To-Do Liste viele Vorteile bietet. Eine To-Do Liste ist meistens eher für eine Person, die diese autonom abarbeitet. Bei Kanban arbeitet hingegen das ganze Team kollaborativ zusammen. Durch die Begrenzung der „Work in Progress“-Spalte wirkt das Kanban-Board übersichtlicher und erdrückt die Teammitglieder nicht mit Arbeit. Außerdem lassen sich viele individuelle Anpassungen des Boards an das Team und deren Bedürfnisse vornehmen. Durch das andauernde Hinzufügen von weiteren Aufgaben bei der To-Do Liste wird das Abhaken zum einzigen Ziel. Durch den verwendeten Pull-Mechanismus, bei dem die Teammitglieder bei Bedarf selbst Aufgaben ziehen, entsteht ein Fokus auf den reibungslosen Durchfluss von Aufgaben, was schließlich zu erhöhter Effektivität führt.
Kanban lässt sich jedoch auch abseits der Arbeitswelt vielfältig einsetzen. Es muss nicht immer ein berufliches Projekt mit dem Kanban-Board abgebildet sein. Auch persönliche Ziele lassen sich mit dieser Methode gut erreichen. Eine Buchempfehlung zu diesem Thema ist „Personal Kanban“ von Jim Benson und Tonianne DeMaria Barry. Die beiden Autoren gehen in ihrem Buch darauf ein, wie sich mit Kanban auch verschiedene Vorhaben im Privatleben effektiv umsetzen lassen. Auf ihrer Webseite stellen sie auch einen Onepager zum Einstieg bereit.